Wachsende Anforderungen an die Leistungserbringung der kommunalen IT stellen viele Kommunen vor finanzielle Mehrbelastungen. Fachkräftemangel und demographische Entwicklung erschweren es, qualifizierte IT-Mitarbeiter zu gewinnen. Um eine stabile und zukunftsfähige IT sicherzustellen, hat sich der Kreis Mettmann für die Zusammenarbeit mit einem kommunalen IT-Dienstleister entschieden: Am 1. Januar 2019 erfolgte der Beitritt zum Kommunalen Rechenzentrum Niederrhein (KRZN). Dorthin lagert der Landkreis seine IT konsequent aus.
Beitritt zum KRZN als Beginn einer umfassenden IT-Fusion
Mit dem Beitritt zum Zweckverband KRZN legte der Kreis Mettmann den Grundstein für eine umfassende IT-Fusion. Diese verläuft über vier bis sechs Jahre entlang eines detaillierten Migrationsplans. Aufgaben, Technik und Personal werden schrittweise auf den kommunalen Dienstleister übertragen.
Die Steuerungseinheit, die die IT-Themen des Kreises intern bündelt und gegenüber dem KRZN als Ansprechpartner auftritt, ist in der Kämmerei angesiedelt. Dies garantiert eine enge Koordination von technischen Aspekten, finanziellen Rahmenbedingungen und den Anforderungen des Beschaffungswesens.
Nach einem Jahr sehen beide Partner die Kooperation in der interkommunal geprägten Organisationseinheit bestätigt. Vor allem die betriebskulturelle Ähnlichkeit zwischen dem Kreis und dem KRZN sowie das Prinzip der Zusammenarbeit auf Augenhöhe seien wichtige Erfolgskriterien für das Gelingen der Fusion.
Erfolgsfaktoren: Integration, Standardisierung und Bereitschaft dazu
Dabei erweist sich für den langfristigen wirtschaftlichen Erfolg und die Hebung von Synergien die Bereitschaft der Kommune, die genutzten IT-Werkzeuge zu standardisieren, als entscheidend. So sollen die Fachämter des Kreises schrittweise ihre Fachverfahren im Rahmen eines Konsolidierungsfahrplans an jene der Partner im Zweckverband bestmöglich angleichen. Die ehemals kreiseigenen IT-Beschäftigten stehen gleichzeitig vor der Aufgabe, ihre Arbeitsweisen an die stärker arbeitsteilige und prozessorientierte Organisation des Zweckverbands anzupassen.
Als wesentlich für das Gelingen einer interkommunalen IT-Kooperation zeigt sich demnach die Bereitschaft zur Veränderung innerhalb der Verwaltungsleitung, der operativen Führungsebene und der Belegschaft. Die spezifischen Vorteile der Kooperation sollten von Anfang an klar benannt werden. Für die IT-Mitarbeiter bieten sich beispielsweise in der größeren IT-Organisation neue Entwicklungs- oder Spezialisierungsmöglichkeiten.
Ein Großteil der Beschäftigten der kreiseigenen IT hatte sich in Einzelgesprächen für einen Übergang zum Zweckverband entschieden. Für die Verwaltungsleitung und die operative Führungsebene wird die IT wegen der notwendigen Klärung der Leistungsbeziehungen in Verträgen insgesamt transparenter und besser steuerbar. Für den Kreis Mettmann bot die Kooperation zudem nachweisbar wirtschaftliche Vorteile, da bereits im ersten Jahr Synergieeffekte sowie schrittweise eine qualitative Verbesserung der IT erreicht wurden. Zudem bietet die interkommunale IT-Einheit ihren Partnern eine Entspannung beim Ringen um IT-Fachkräfte.
Strukturierte Vorbereitung auf die IT-Kooperation
Das strukturierte Verfahren zur Auswahl eines für den Kreis fachlich geeigneten Partners – in diesem Fall des Zweckverbands KRZN – ist ein weiterer Erfolgsfaktor für die IT-Kooperation. Unter Beteiligung der Beschäftigten aus dem bisherigen Amt für IT wurde das Feld der relevanten kommunalen Zweckverbände, die als Partner in Frage kamen, im Hinblick auf eine langfristige Kooperation stufenweise reduziert.
Dafür wurden in einem ersten Schritt Gespräche mit Vertretern aus Leitung und Mitarbeitern der Kreisverwaltung durchgeführt, in denen die favorisierten Zweckverbände ihre Zielbilder für eine mögliche Kooperation vorstellten. Bei Vor-Ort-Besuchen hatten die Mettmanner Projektverantwortlichen und Mitarbeitervertreter zudem die Gelegenheit, die Betriebsstätten der Zweckverbände kennenzulernen sowie mit Angestellten zu sprechen.
Die Autoren
Dr. Ruggero Costantini ist Manager, und Junis Sahib ist Consultant bei der „PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH“.
