Wie Kommunen mit KI Zeit und Geld sparen können

Landauf, landab stehen Kommunen vor enormen Herausforderungen. Der finanzielle Druck wächst, Fachkräfte sind knapp und die Anforderungen an die Verwaltung und den Bürgerservice steigen stetig. Der Bund der Steuerzahler Nordrhein-Westfalen (BdSt NRW) zeigt in seinem neuen Dossier „KI für Kommunen“, wie Künstliche Intelligenz (KI) hier zum entscheidenden Hebel werden kann – und das nicht als „Buzzword“, sondern als Grundlage für effizientere Abläufe, geringere Kosten und eine modernere, bürgerfreundlichere Verwaltung.Das Dossier beschreibt KI ausdrücklich nicht als Selbstzweck, sondern als Werkzeug zur Verbesserung konkreter Abläufe. Besonders dort, wo wiederkehrende Prozesse und große Datenmengen anfallen, spielt sie ihre Stärken aus. Digitale Systeme übernehmen Routinetätigkeiten, analysieren Informationen oder formulieren Textvorschläge, während Mitarbeitende sich komplexeren Aufgaben widmen können. Die Bandbreite reicht von Chatbots, die Bürgeranfragen rund um Ausweise, Fristen oder Sperrmüll beantworten, über generative Textsysteme für Bescheide und Protokolle bis hin zu KI-gestützten Dokumentenanalysen und Planungswerkzeugen, die Daten aus Bauakten, Katasterplänen oder Haushaltsvermerken verknüpfen. Effizienzgewinne ergeben sich laut dem Steuerzahlerbund vor allem in Bereichen mit hohem Anfragevolumen und standardisierbaren Abläufen, etwa in Bürgerbüros, Sozialverwaltungen oder Bauämtern.Chatbot rechnet sich schnellDass sich der Einsatz auch wirtschaftlich schnell lohnen kann, belegt die Studie mit einem Rechenbeispiel: Ein Chatbot zur Bürgerkommunikation kostet inklusive Integration, Schulung und Qualitätssicherung rund 40.000 Euro im ersten Jahr. Werden damit etwa 10.000 Anfragen automatisiert beantwortet, ergibt sich bei durchschnittlichen Personalkosten von 35 Euro pro Stunde eine Arbeitszeitersparnis von 500 Stunden oder rund 17.500 Euro jährlich. Der Break-Even ist damit nach zwei bis drei Jahren erreicht, bei einer gemeinsamen, interkommunalen Nutzung sogar früher. Der Sorge, dass KI Arbeitsplätze vernichtet, erteilen die Verfasser des Dossiers eine klare Absage: KI diene „nicht der Personalreduktion, sondern der besseren Nutzung von Opportunitätskosten“.Der Einstieg in Künstliche Intelligenz gelingt laut Studie am besten über kleine, klar umrissene Projekte. Ein typisches Vorgehen beginnt mit der Bedarfsanalyse – etwa dort, wo viele Routineprozesse und Rückfragen anfallen – und der Definition konkreter Ziele, wie der Entlastung von Servicepersonal oder der Beschleunigung bestimmter Bearbeitungszeiten. Danach folgt die Auswahl der passenden Technik und Partner, die Budgetplanung einschließlich Fördermitteln, eine gezielte Schulung der Mitarbeiter sowie ein Pilotlauf in einem begrenzten Bereich. Erst, wenn dieser erfolgreich evaluiert wurde, sollte die Anwendung auf weitere Ämter oder Standorte ausgerollt werden. Die Voraussetzung ist, dass die zugrunde liegenden Prozesse bereits digital oder standardisiert ablaufen. „KI funktioniert nur dort, wo Prozesse bereits digital oder standardisiert ablaufen“, bringt es die Studie auf den Punkt.Ängste vor KI frühzeitig nehmenFür den Erfolg spielt die Organisationskultur eine zentrale Rolle. Sobald Mitarbeiter hören, dass KI Verwaltungstätigkeiten übernehmen soll, entstehen häufig Unsicherheiten. Der BdSt rät deshalb, die Belegschaft von Anfang an transparent zu informieren, Ängste ernst zu nehmen und die Ziele nachvollziehbar zu vermitteln. Die Botschaft lautet: KI soll entlasten, nicht verdrängen. Sie kann nur dann wirksam und akzeptiert eingesetzt werden, wenn Menschen und Maschinen zusammenarbeiten – und die menschliche Erfahrung, Kontrolle und Verantwortung weiterhin im Mittelpunkt stehen. Auch in der Kommunikation mit den Bürgern ist Transparenz entscheidend. Sie sollten verstehen, wenn sie mit einer KI interagieren, und wissen, welche Vorteile sich daraus ergeben. Zugleich mahnt der BdSt an, digitale Barrieren zu vermeiden: Auch Menschen ohne Internetzugang müssen weiterhin alle Leistungen in Anspruch nehmen können.Ein weiterer Schwerpunkt des Dossiers liegt auf Datenschutz und rechtlicher Sicherheit. „Der Schutz personenbezogener Daten hat oberste Priorität“, betont das Papier. Es empfiehlt deshalb, Chatbots und andere Anwendungen innerhalb gesicherter Infrastrukturen und möglichst in EU-Clouds zu betreiben. Kommunen bleiben datenschutzrechtlich verantwortlich und müssen Nutzer klar darauf hinweisen, wenn sie mit einer KI interagieren. Die rechtlichen Grundlagen hierfür liefert der im August 2024 in Kraft getretene EU-AI-Act.KI ist auch für kleine Kommunen interessantDass der Einsatz von KI auch in kleineren Strukturen realistisch ist, zeigt das Beispiel Etteln im Kreis Paderborn. Der 2.000-Einwohner-Ort wurde für sein Projekt „Digitaler Dorf-Zwilling“ (DiDoZ) 2024 vom Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE) zur „Smart City des Jahres“ gekürt und setzte sich damit gegen internationale Großstädte durch. Grundlage ist eine offene Datenplattform, die lokale Informationen bündelt, mit einer Dorf-App und digitalen Informationsstelen verknüpft und sogar Angebote wie Mitfahrbänke oder ein e-Dorfauto integriert. Ähnlich innovativ sind die Städte Bonn, Düsseldorf und Meerbusch: Bonn nutzt einen mehrsprachigen Chatbot für Bürgeranfragen, Düsseldorf automatisiert die Vorprüfung von Wohngeldanträgen, Meerbusch setzt mit „Frag Meerbusch“ auf generative KI für die Bürgerkommunikation. Landesweit integriert NRW eigene KI-Assistenten wie „URBAN.KI“ oder „NRW.Genius“ bereits in die Landesverwaltung und liefert so Vorbilder für die kommunale Ebene.Generell empfiehlt der Steuerzahlerbund, vorhandene KI-Angebote zu nutzen, statt das Rad immer wieder neu zu erfinden. Interkommunale Kooperationen senken Kosten, bündeln Wissen und beschleunigen die Umsetzung. Zugleich weist die Studie auf typische Stolperfallen hin: Oft würden Projekte ohne klare Ziele begonnen, ohne Datenanalyse oder Zuständigkeit. Fehlende Akzeptanz, Schulungsdefizite oder fehlende Datenschutzprüfung könnten gute Ansätze schnell scheitern lassen. Erfolgsentscheidend sei deshalb, klein und fokussiert zu starten, rechtliche Fragen von Beginn an einzubeziehen und Mitarbeiter systematisch mitzunehmen. „Erfolgreiche Kommunen setzen auf messbaren Nutzen statt Symbolpolitik. Frühzeitiger Einstieg schafft Erfahrung, Akzeptanz und neue Spielräume für Weiterentwicklungen“, so die Studie.

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