Die Digitalisierung der Kommunen schreitet voran. Gleichwohl bestehe die Herausforderung, sie insgesamt zu beschleunigen und einzelne, pilothafte Modellprojekte zügiger in die Breite zu bringen. Denn insbesondere der sich abzeichnende Arbeitskräftemangel im öffentlichen Sektor schaffe die dringende Notwendigkeit, Effizienzpotenziale in Verwaltungsprozessen zu heben. Die Digitalisierung sei hierfür ein wichtiges Instrument, sagt Marc Groß, Vertreter des Vorstands und Programmbereichsleiter Organisations- und Informationsmanagement bei der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt). Insofern sollte die Digitalisierung Anlass sein, Verwaltungsprozesse neu zu denken, meint Groß. Dafür sieht er fünf Gelingensfaktoren.
Digitale Lösungen schneller in die Breite bringen
1) Interkommunale Kooperation
Gemeinsam geht es besser als allein. Für die Digitalisierung drängt sich interkommunale Zusammenarbeit geradezu auf. Im gegenseitigen Austausch lässt sich nicht nur die Entwicklung neuer Prozesse und Lösungen arbeitsteilig schneller voranbringen, sondern so lassen sich beispielsweise beim Betrieb digitaler Infrastrukturen wie Rechenzentren auch Effizienzpotentiale heben. Gerade, wenn es darum geht, dass „Leuchttürme in die Fläche strahlen“, also modellhafte Lösungen in die Breite kommen, braucht es den interkommunalen Austausch. An vielen Stellen findet die interkommunale Kooperation für die Digitalisierung bereits statt. Von diesen Beispielen braucht es aber mehr.
2) Einheitliche Standards
Um die Digitalisierung der Verwaltungen zu beschleunigen, sind einheitliche Standards vonnöten. Dies meint Einheitlichkeit sowohl in den zu digitalisierenden Prozessen als auch hinsichtlich der technologischen Lösungen. Denn nur wenn diese Parameter im interkommunalen Vergleich weitgehend deckungsgleich justiert sind, können Schnittstellen problemlos überwunden werden. Eine solche Verbindlichkeit ist zudem die Voraussetzung dafür, dass sich digitale Lösungen in die Breite ausrollen und skalieren lassen.
3) Raum für Investitionen
Um sich digital entwickeln zu können, brauchen Kommunen entsprechende Ressourcen. Vieles hängt an der Finanzausstattung. Denn wer digitalisiert, muss investieren. Dabei sind nicht nur Bund und Länder, was die Ausgestaltung von Förderkulissen betrifft, gefragt. Auch die Kommunen selbst können Effizienzpotenziale heben: siehe interkommunale Kooperation.
4) Aufgabenerledigung neu denken
Die Digitalisierung hebt räumliche Grenzen auf und ermöglicht völlig neue Formen der Zusammenarbeit. Entsprechend muss der Einsatz digitaler Technologien dazu führen, die bisherige Prozessorganisation und Aufgabenerledigung zu hinterfragen. Wenn Bund und Länder etwa Aufgaben an die kommunale Ebene übertragen, sollten sie gleichzeitig einen digitalen Lösungspfad dafür aufzeigen und digitale Services vorgeben, mit denen Kommunen arbeiten können. So würde die Digitalisierung zu einem echten Effizienzgewinn führen: Denn die Kommunen könnten die Services direkt nutzen, ohne dass jede einzelne vor Ort einen eigenen Beschaffungsweg beschreiten müsste. Grundsätzlich sollten sogenannte Shared Services, also digitale Anwendungen, die sich Kommunen teilen, verstärkt zum Einsatz kommen. Denn in kommunenübergreifenden, digitalen Tools lassen sich Prozesse, die in vielen Kommunen gleich ablaufen, bündeln. Hinsichtlich der Aufgabenerledigung bedeutet diese Form der Kooperation eine Entlastung für jede der daran beteiligten Kommunen. Die Bündelung und zentrale Steuerung von Prozessen kann dazu beitragen, angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels das Leistungsniveau vor Ort zu sichern. Im Lichte der Digitalisierung bedarf es also einer neuen Diskussion darüber, wie – und womöglich auch auf welcher staatlichen Ebene – Abläufe idealerweise gestaltet werden.
5) Offenheit für KI und Prozessautomation
Die Digitalisierung orientiert sich noch zu stark an analogen Prozessen. Angesichts des Fachkräftemangels stellt sich jedoch die Frage, ob sich digitale Tools auch dort, wo es zum persönlichen Kontakt zwischen Verwaltung und Bürgern kommt, nicht nur etwa für die Terminkoordination, sondern auch für den Informationsaustausch und die Beratung noch wirksamer einsetzen lassen. Das setzt voraus, dass der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI), entsprechende Chatsysteme und Prozessautomation stärker als bisher ins Auge gefasst wird.
Info
Andreas Erb ist Redakteur im Public Sector des F.A.Z.-Fachverlags. Für die Plattform #stadtvonmorgen berichtet er über urbane Transformationsprozesse, die Stadtgesellschaft und die internationale Perspektive der Stadt. Seit 1998 ist der Kulturwissenschaftler als Journalist und Autor in verschiedenen Funktionen tätig, seit 2017 als Redakteur im F.A.Z.-Fachverlag.